DOCUMENTOS PARA A FUNDAÇÃO DE UMA EMPRESA JÚNIOR DE MEDICINA
Existem alguns documentos básicos que os alunos devem preencher, assinar e autenticar em cartório antes de levarem na Junta Comercial, Receita Federal e, por fim, na Prefeitura da cidade onde a EJ de Medicina foi fundada antes de realizar os primeiros projetos, porque é necessário um CNPJ, ou seja, o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, o Alvará de Funcionamento da Prefeitura e, posteriormente, uma conta no banco.
Dessa forma, vamos detalhar todos os documentos que precisam ter para a fundação e funcionamento da EJ, baseado no documento principal do Movimento Empresa Júnior, escrito pela Brasil Júnior e algumas Federações, como a FEJEMG:
1) ESTATUTO SOCIAL REGISTRADO
O Estatuto Social é o primeiro documento para a fundação da Empresa Júnior. Ele é o documento onde constam todas as regras de funcionamento das empresas juniores, baseado na Lei das Empresas Juniores, promulgada em 2016.
Composto por normas jurídicas acordadas entre todos os sócios, de modo a regularizar as relações entre pessoas x pessoas e entre pessoas x empresas. A principal utilidade do estatuto é regulamentar o funcionamento da pessoa jurídica.
O Estatuto deve estar registrado em cartório de pessoas jurídicas, bem como estar de acordo com o novo código civil, sendo necessário conter obrigatoriamente, conforme os artigos 46 e 54 do mesmo, as seguintes disposições:
I – Denominação, os fins, a sede, o tempo de duração e o fundo social, quando houver;
II – O nome e individualização dos fundadores ou instituidores, e dos diretores;
III – O modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;
IV – Se o ato constitutivo é reformável no tocante à administração, e de que modo;
V – Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;
VI – Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados;
VII- Os direitos e deveres dos associados;
VIII – As fontes de recursos para sua manutenção;
IX – O modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos e administrativos;
X – As condições para alteração das disposições estatutárias, dissolução da pessoa jurídica e o destino do patrimônio, nesse caso;
XI – A forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas; (Fonte: cartório de pessoas jurídicas)
XII – Possibilidade de 1/5 dos associados de convocar assembleia geral.
Para efetuar o registro do estatuto, é preciso apresentar no cartório de pessoas jurídicas os seguintes documentos:
- Requerimento assinado pelo representante legal da Empresa Júnior (geralmente o presidente), solicitando o registro. Nesse documento, deve constar o seu nome por extenso, cargo e residência, além da assinatura;
- Estatuto original e no mínimo 2 (duas) cópias do estatuto, datados e assinados pelo representante legal da Empresa Júnior (geralmente o presidente) e visados por advogado, com a indicação do nome e número de inscrição na respectiva Seccional da OAB. Os dados do advogado que leu todo o documento e o aprovou deve estar presente atrás de cada folha, com sua assinatura.
- Livro contendo ata de fundação, aprovação do estatuto, eleição e posse da primeira diretoria ou da alteração da diretoria e respectivas vias digitadas (original e cópias), transcrevendo-se os nomes das pessoas que assinaram o livro, e declarando-se ao final, que as vias conferem com o original lavrado em livro próprio. Fotocópia (xerox) da referida ata lavrada no livro.
Atenção! Opcional a apresentação do livro e da fotocópia da referida ata, quando a mesma vier digitada e dela constarem, ao final, as assinaturas de todos os presentes na assembleia ou reunião; Não constando da ata as assinaturas dos presentes, apresentar livro de presença, transcrevendo-se os nomes das pessoas que assinaram nele, e declarando-se ao final que as vias conferem com o original, devendo esta declaração ser datada e assinada pelo presidente ou secretário da entidade.
IMPORTANTE: É sugerida a realização de um evento, onde as partes interessadas pela fundação da Empresa Júnior sejam convidadas (estudantes, professores, funcionários, diretores e coordenadores, além de um convite formal para todas Empresas Juniores de sua Universidade e os membros do Núcleo de Empresas Juniores e Federações da região). Nesse evento, a Empresa Júnior é apresentada à toda comunidade, juntamente com seus membros fundadores e os projetos a serem prospectados. Um documento em forma de lista de presença deve ser fornecido aos participantes, para que eles o assinem, com seu nome em extenso e assinatura em forma de rubrica. Esse documento deve ser assinado após uma votação se existe alguém contra a fundação da Empresa Júnior na Universidade (isso mesmo que pensou, igual casamento). Esse procedimento é uma forma de garantir que nenhuma outra iniciativa está sendo fundada na Instituição. Dessa forma, todos os membros devem ser apresentados com seus respectivos cargos.
É importante salientar que TODAS as alterações no estatuto devem ser registradas em cartório, observando sempre a presença dos itens citados acima, todos os anos, com a mudança da gestão.
2) REGIMENTO INTERNO
O Regimento Interno é o documento que explica, de maneira mais aprofundada que o Estatuto Social, o funcionamento da Empresa Júnior. Em alguns casos, descreve todo o funcionamento.
Ou seja, ele descreve com detalhe cada cargo ocupado pelos membros da EJ, com uma explicação sobre todas as funções, direitos e deveres relativos a cada cargo.
Além disso, todo o detalhamento sobre a entrada e saída de novos membros, punições e advertências, chamadas para reuniões internas e proclamação de um novo Estatuto por meio de Assembleias Gerais, devem ser detalhados no Regimento Interno.
O ideal é que estas informações sejam descritas no Regimento Interno e não no Estatuto Social, pois, este é um documento que pode ser alterado a qualquer momento pela EJ, desde que sob a votação da maioria dos membros diretores, em Assembleia Geral.
O Regimento Interno deve, ainda, explicar os princípios de conduta esperado de cada membro da empresa, sejam trainees, assessores ou diretores.
Outros processos internos, tais como eleições de diretoria, promoções de cargos, reuniões gerais dentre outros processos importantes também devem estar descritos no Regimento Interno.
Atenção! Este documento deve estar em consonância com o código civil e o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ). O Regimento Interno não tem a obrigatoriedade de estar registrado em cartório, mas deve estar assinado pelo representante legal da EJ, neste caso o Diretor Presidente. Também deve estar em sintonia com o Estatuto, pois define as relações/regras que regem uma Empresa Júnior.
3) ATA DE ELEIÇÃO E POSSE
A Ata da Gestão em exercício da Empresa Júnior deve constar a eleição e a posse do corpo diretivo da Entidade, contendo tudo o que for deliberado, sem nenhum acréscimo ou negligência dos assuntos tratados.
Deverá estar registrada em cartório, sendo o mesmo em que foi registrado o Estatuto da EJ (Fonte: Federação de Empresas Juniores de Minas Gerais – FEJEMG).
Para o registro no cartório, deve-se apresentar os seguintes documentos:
- Requerimento formal assinado pelo representante legal da entidade (geralmente o presidente), dele devendo constar o seu nome por extenso, cargo, identidade e residência, solicitando o registro do documento;
- Edital de convocação, na forma estatutária, dele devendo constar o nome por extenso e o cargo do(s) signatário(s).
- Número do CPF, residência e domicílio de cada um dos candidatos eleitos. Na ata, deve constar a duração do mandato, cargo, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, documento de identidade e Órgão expedidor.
O prazo de validade deste documento também deverá ser baseado nas disposições estatuárias da EJ, sendo necessário o registro em cartório a cada troca de diretor.
4) FICHA CADASTRAL DE PESSOA JURÍDICA (FCPJ)
A Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) é o documento de atualização cadastral junto à Receita Federal (RF). Sempre que o representante legal da Empresa Júnior (normalmente o presidente) se alterar, é necessário atualizar junto à Receita Federal.
Ou seja, é um documento que atualiza a RF sobre o representante legal da Empresa Júnior, a pessoa que assina todos os documentos e projetos.
Após a assinatura dos documentos de Ata de Eleição e Posse serem registrados em cartório, é necessário encaminhá-los à Receita Federal para gerar o Documento Básico de Entrada (DBE) que deverá ser assinado e reconhecido firma pelo representante legal da EJ, neste caso o Diretor Presidente. Muitas vezes quem solicita o DBE é o próprio escritório de contabilidade, apenas requerendo a assinatura do Presidente da EJ.
O prazo de validade do DBE se firmará de acordo com o tempo de mandato definido no estatuto da Empresa Júnior.
A grande maioria das EJs tem mandato de 1 ano, quando toda a gestão é renovada, algumas vezes podendo ocorrer uma reeleição.
Toda vez que houver a troca de gestão, é necessário alterar o cadastro na Receita Federal e emitir nova DBE em nome do novo representante eleito.
Atenção! Recomenda-se a alteração dos representantes em até 30 (trinta) dias após a troca de gestão dos mesmos, para que não existam problemas fiscalizatórios e os ex-diretores não sofrerem nenhum tipo de restrição junto à Receita Federal por motivo qualquer.
Para maiores informações, consulte o site da Receita Federal.
5) CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
O contrato de prestação de serviços é o documento que garante ao contratado (Empresa Júnior de Medicina) e à contratante (hospital, clínica, consultório ou pessoa física) que o projeto prestado pela EJ seja realizado de forma adequada e eficiente, de acordo com o que foi acertado em reunião de assinatura do contrato, certificando do cumprimento de um dos objetivos fundamentais de toda EJ: a realização de projetos de sua área da graduação.
De acordo com a Federação de Empresas Juniores de Minas Gerais – FEJEMG, para todo projeto realizado pela EJ, deverá ser assinado junto ao cliente especificando as condições nas quais ocorrerá tal prestação de serviço.
O contrato é uma garantia para ambas as partes de que o que foi acordado no início do projeto será cumprido. O contrato servirá como garantia caso ocorra uma eventual disputa ou divergência sobre o serviço executado.
Dessa forma, deve-se deixar bem claras as restrições e até multas, em caso de descumprimento do contrato de prestação de serviços.
O contrato utilizado para firmar o acordo deverá conter, obrigatoriamente, os seguintes itens:
- Dados da contratante e da contratada;
- Descrição do serviço a ser prestado;
- Obrigações de ambas as partes;
- Tempo de vigência do contrato;
- O valor total do serviço;
- Forma de pagamento (incluindo parcelamentos, com datas bem definidas);
- Penalidades em caso de não pagamento ou descumprimento de algum item firmado;
- Uso da imagem de ambas as partes (como a utilização do nome da empresa contratante ou cláusula de direitos autorais, por exemplo);
- Regras no caso de rescisão e extinção do contrato;
- Estabelecimento do foro competente para dirimir eventuais dúvidas;
- Assinaturas dos representantes legais de ambas as partes e duas testemunhas.
O ideal é que sejam assinadas 3 vias do contrato, ficando uma via com a contratada, uma via com a contratante e outra via guardada em uma pasta em posse do Diretor Presidente ou o Diretor Administrativo-Financeiro da Empresa Júnior.
6) TERMO DE VOLUNTARIADO
A Empresa Júnior é juridicamente reconhecida como uma Associação Sem Fins Lucrativos, semelhante a uma ONG (Organização Sem Fins Lucrativos). Por esse motivo, o termo de voluntariado é a segurança de que a EJ não será enquadrada em nenhum encargo trabalhista.
Isso impede de, por algum motivo, algum membro processe a EJ cobrando direitos trabalhistas como salário, décimo terceiro, licença a maternidade ou paternidade, e até mesmo férias. Não existe nenhuma relação trabalhista entre os membros, que são voluntários.
De acordo com a FEJEMG, a Empresa Júnior deverá elaborar e assinar um termo de voluntariado ou um contrato formal de estágio com todos os integrantes da empresa.
É importante que contenha nesse termo a citação da Lei nº 9608 de 18/02/1998, que considera o trabalho voluntário uma atividade não remunerada, que não gera vínculo empregatício nem funcional ou quaisquer obrigações trabalhistas.
O documento elaborado deverá conter a descrição dos direitos e deveres do empresário júnior, bem como estar assinado pelo empresário júnior, representantes da EJ e duas testemunhas para confirmar o ato de admissão do novo membro.
Todas as vezes que um novo membro entra na EJ, ou seu mandato acaba ou se renova, um novo Termo de Voluntariado terá que ser assinado e registrado em cartório.
7) DOCUMENTO DE RECONHECIMENTO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR (IES)
Segundo o Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ), “toda empresa júnior deverá estar vinculada a, pelo menos, uma instituição de ensino superior e a, pelo menos, um curso de graduação, que deverão estar determinados em estatuto.
Parágrafo único – Será considerada empresa júnior apenas aquela cujo exercício possuir atestado oficial de reconhecimento por parte da instituição de ensino superior à qual estiver vinculada”.
Partindo deste pressuposto, o Reconhecimento da IES é o mínimo necessário para a existência e o reconhecimento da EJ em si. (CNEJ)
Esse documento deve ser assinado pelo reitor da universidade, diretor da faculdade, coordenador do curso ou chefe do departamento onde a EJ se encontra.
Ou seja, não precisa ser necessariamente o diretor da faculdade, como muitos pensam. Nesse documento, deve constar que a IES reconhece aquela EJ como pertencente àquela instituição.
Na grande maioria das Faculdades de Medicina no Brasil, existe uma barreira bem grande para o reconhecimento das Empresas Juniores de Medicina, muitas vezes justificada pela falta de controle – lê-se fiscalização – da IES sobre os projetos realizados pela EJ.
Para facilitar a criação e funcionamento de algumas EJs que não tem o reconhecimento das Faculdades que estão inseridas, a Universidade também pode possuir uma Resolução Normativa que reconheça as empresas juniores vinculadas a ela.
Esse é o caso da Universidade Federal de Juiz de Fora, que tem uma Resolução Normativa, assinada pelo Reitor, que reconhece e apoia as Empresas Juniores e a Liga das Empresas Juniores, Núcleo de EJs de Juiz de Fora, incubado dentro do CRITT (Centro Regional de Inovação e Transferência de Tecnologia), que fornece todo o apoio de infraestrutura e faz a ponte entre a representatividade legal de todas as EJs da cidade e a Universidade e Prefeitura de Juiz de Fora.
A partir desta fase, é necessário que a Empresa Júnior tenha um contador de confiança para acompanhar o processo de obtenção de cada documento citado abaixo, pois se tratam de termos burocráticos e alguns em específicos necessitam de registro e assinatura do mesmo.
Estes documentos deverão ser atualizados anualmente.
DOCUMENTOS PARA REGISTRO E FUNCIONAMENTO DA EMPRESA JÚNIOR DE MEDICINA
8) ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO E LICENCIAMENTO
O Alvará de Funcionamento e Licenciamento é um documento emitido pela Prefeitura de seu Município, que reconhece e autoriza o funcionamento da Empresa no local registrado.
A documentação necessária pode variar de município para município. Por esse motivo, os fundadores da EJ devem pesquisar, junto à Prefeitura ou a um escritório de contabilidade, antes do início do processo, quais documentos são exigidos.
Fonte da descrição dos documentos abaixo: Federação Mineira de Empresas Juniores – FEJEMG (KIT FEJEMG).
9) INSCRIÇÃO MUNICIPAL
A Inscrição Municipal (IM) é o número de identificação do contribuinte no Cadastro Tributário Municipal. Os documentos para retirar a IM variam de acordo com o município. Para isso, dirija-se até a prefeitura de sua cidade e, em caso de dúvida, fale com o contador.
10) RAIS NEGATIVA
A RAIS é um documento que abrange todas as informações relativas ao mercado de trabalho formal brasileiro, representando o censo anual do emprego formal.
A declaração anual da RAIS é obrigatória a todos aqueles que mantêm como empregadores qualquer relação de emprego durante o ano a que se referem as informações.
As empresas que não apresentam empregado no ano-base devem declarar a RAIS Negativa, como é o caso das Empresas Juniores.
Estas devem apresentar, anualmente, a RAIS com declaração negativa, indicando que não possuem empregados.
A declaração pode ser feita através do site ou dos programas encontrados no site: http://www.rais.gov.br/
11) CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITO
As Certidões Negativas de Débito (CNDs), são documentos que demonstram a ausência de débitos das Empresas no âmbito, Federal, Estadual e Municipal.
1ª: CND Federal – Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, trabalha com a ausência de débitos em relação aos tributos da esfera federal.
2ª: CND Federal – Certidão de Débitos Relativos a Contribuições Previdenciárias, comprova a regularidade do sujeito passivo em relação as contribuições previdenciárias e às contribuições devidas, por lei, a terceiros, incluindo as inscrições em Dívida Ativa do INSS. Ao retirar a certidão a opção de escolhida deve ser: para outras finalidade.
3ª: CND Municipal– Certidão Negativa de Débitos Municipais. Da mesma forma que as empresas de mercado contribuem com os tributos municipais quando realizam seus serviços, pagam a taxa imobiliária e a taxa de emissão do alvará, as EJs possuem essas obrigações. Então, para evitar multas inesperadas e problemas burocráticos, é sempre importante manter a situação da EJ regular perante o Município. A situação da empresa em relação a Prefeitura pode ser consultada através dessa certidão negativa. Geralmente, o site da Prefeitura da cidade da EJ fornece uma plataforma para que essa consulta seja realizada.
12) FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS)
A Empresa Júnior, mesmo não tendo trabalhadores, deve retirar esta declaração para checar se está devidamente regularizada com este órgão. Trata-se da declaração do FGTS, que fala que vocês não têm funcionários na empresa, e sim voluntários.
IMPORTANTE: Caso vocês pulem algum desses passos, ou deixem de emitir alguma declaração ou documento, a Receita Federal pode gerar multa para a empresa, que pode chegar a valores muito altos, acima de 2-3 mil reais. Por esse motivo, é de extrema importância que vocês sigam todos os passos da criação da Empresa Júnior, contratem um escritório de contabilidade para fazer a análise de entrada e saída de dinheiro da empresa durante cada ano (Atenção! Solicitem e guardem todas as Notas Fiscais de qualquer produto que algum membro da EJ compre, como xerox, caneta, papel, etc) e sejam apoiados pelo Movimento Empresa Júnior, representado pelos núcleos regionais e Federações, que são Instituições Estaduais do Movimento. Não tenham medo ou vergonha de pedir ajuda, a criação de uma EJ é algo muito sério, que leva o nome dos membros, e principalmente do Representante Legal (Diretor Presidente) para o mercado e a Receita Federal, ou seja, respondem juridicamente por cada ato. Portanto, tenham muito cuidado e responsabilidade.